Política de tratamiento de datos personales de INGEAB

Vigencia: desde el 28 de septiembre de 2026. Las bases de datos se conservan mientras duren las finalidades descritas y los plazos legales aplicables. La información de cada proyecto se conserva mientras el proyecto esté activo; al cerrarlo se entrega en un archivo ZIP y se elimina de la plataforma (§11).

1. Responsable del tratamiento

•Razón social: INGEAB S.A.S., NIT 901.883.261-2 (en adelante "INGEAB").

•Domicilio y dirección: Calle 148 # 7F-27, Edificio Páez, barrio Cedritos, Bogotá D.C., Colombia.

•Correo para temas de datos personales: datos@ingeab.com.co · Teléfono: +57 301 580 5822.

•Área responsable de atender consultas y reclamos: Representante legal de INGEAB S.A.S. (datos@ingeab.com.co).

2. Marco legal

Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015 (Capítulos 25 y 26 del Título 2, Parte 2, Libro 2), Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y demás normas que las modifiquen o complementen.

3. Definiciones

Se usan las definiciones de la Ley 1581 de 2012 (art. 3): autorización, base de datos, dato personal, dato sensible, encargado, responsable, titular, tratamiento, transferencia y transmisión.

4. En qué casos INGEAB es Responsable y en cuáles es Encargado

•Responsable: datos de quienes crean cuentas o registran empresas; contactos comerciales, de soporte y de facturación; visitantes del sitio; proveedores.

•Encargado: datos que las empresas clientes cargan en la plataforma sobre sus trabajadores, contratistas, encuestados, propietarios de predios y demás terceros. En ese caso, el Responsable es la empresa cliente. INGEAB trata esos datos solo por cuenta del cliente y según el contrato de transmisión de datos (doc 06). Las solicitudes de esos titulares deben dirigirse a la empresa cliente; si llegan a INGEAB, se le trasladan dentro de los 5 días hábiles siguientes.

5. Datos que se tratan y sus finalidades

Titulares	Datos	Finalidades
Usuarios de la plataforma	Nombre, correo, rol, empresa, contraseña (cifrada con hash), registros de acceso y de uso, preferencias	a) Crear y administrar la cuenta; b) autenticar y proteger el acceso; c) prestar las funcionalidades contratadas; d) enviar avisos operativos (vencimientos, seguridad, cambios del servicio); e) dar soporte; f) mantener registros de auditoría y seguridad; g) cumplir obligaciones legales.
Representantes y contactos de empresas clientes	Nombre, cargo, correo, teléfono, NIT y datos de facturación	a) Gestionar la relación contractual y comercial; b) facturar y cobrar; c) enviar información del servicio; d) con autorización adicional, enviar información comercial de INGEAB, que se puede revocar en cualquier momento.
Personas que solicitan información o registran su empresa	Nombre, correo, empresa y NIT	Evaluar y aprobar el registro, contactar y hacer seguimiento comercial.
Proveedores	Nombre, identificación, contacto y datos de pago	Gestión de compras, pagos y obligaciones tributarias.

INGEAB no vende, alquila ni cede datos personales a terceros para fines publicitarios. Tampoco usa los datos que cargan los clientes para entrenar modelos de inteligencia artificial ni para fines distintos a prestar el servicio.

6. Datos sensibles y de menores

•INGEAB no solicita datos sensibles para sus propias finalidades. Si un cliente carga datos sensibles (p. ej. de salud en SST), actúa como Responsable y debe contar con la autorización explícita del titular, informándole que responder es facultativo (arts. 5 y 6 de la Ley 1581).

•INGEAB no trata datos de niños, niñas y adolescentes para sus propias finalidades. Si un cliente los carga, debe respetar el art. 7 de la Ley 1581 y contar con la autorización del representante legal.

7. Derechos de los titulares (art. 8, Ley 1581)

El titular puede:

1.conocer, actualizar y rectificar sus datos;

2.pedir prueba de la autorización;

3.ser informado sobre el uso de sus datos;

4.presentar quejas ante la SIC, después de agotar el trámite ante INGEAB;

5.revocar la autorización o pedir la supresión cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos;

6.acceder gratuitamente a sus datos.

8. Procedimiento para ejercer los derechos

•Canal: correo a datos@ingeab.com.co con asunto "Habeas data", indicando nombre, identificación, la solicitud concreta, la dirección de respuesta y los documentos de soporte. También se puede pedir desde la app: *Cuenta → Mi perfil* para actualizar datos, y *Administración → Usuarios* para eliminar cuentas (lo hace el administrador de la empresa).

•Consultas: respuesta en máximo 10 días hábiles, prorrogables por 5 días hábiles más avisando el motivo (art. 14).

•Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): respuesta en máximo 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles más avisando el motivo. Si el reclamo está incompleto, se pide completarlo dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin completarlo, se entiende desistido (art. 15).

•Mientras se resuelve, el dato se marca como "reclamo en trámite".

•Detalle operativo en el doc 13.

9. Transmisión y transferencia de datos

Para prestar el servicio, INGEAB usa proveedores que actúan como encargados:

•Supabase: base de datos y autenticación, región Estados Unidos (AWS us-west-2, Oregón);

•Resend: correos, Estados Unidos;

•DonWeb: dominio, publicación del sitio y de la aplicación web, y correo corporativo, Argentina.

Cuando los datos se procesan fuera de Colombia, INGEAB suscribe o se adhiere a acuerdos que obligan a esos proveedores a protegerlos con estándares equivalentes (art. 26 de la Ley 1581 y reglas de transmisión del Decreto 1074 de 2015). La lista actualizada de proveedores está en el anexo 1 del doc 06.

10. Seguridad

INGEAB aplica medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos:

•cifrado en tránsito;

•control de acceso por empresa y rol;

•registro de auditoría;

•copias de respaldo;

•gestión de incidentes.

El detalle está en el Anexo de seguridad (doc 09). Los incidentes que afecten datos personales se reportan a la SIC en los plazos que ella fija y a los titulares o clientes afectados.

11. Cierre de un proyecto: entrega y eliminación de la información

1.La información de un proyecto (incluidos los datos personales de trabajadores, contratistas, propietarios, comunidades y encuestados que contenga) se conserva en INGEAB solo mientras el proyecto esté activo.

2.Cuando el proyecto termina, el propietario o un administrador de la empresa cliente lo cierra en la plataforma. Antes de eliminarlo, se le entrega un archivo ZIP para descargar con toda la información del proyecto: datos de todos los módulos (Excel y JSON) y archivos cargados (documentos, fotos, informes y evidencias). La descarga es opcional.

3.Confirmado el cierre, el proyecto se elimina de la plataforma: su base de datos y sus archivos. Las copias de respaldo se borran con su ciclo de rotación, en máximo [90] días. Solo queda en la auditoría de la empresa una constancia del cierre (nombre y código del proyecto, fecha y usuario).

4.Desde la entrega, la empresa cliente, como Responsable, custodia el ZIP y atiende las consultas y reclamos de los titulares sobre esa información. INGEAB ya no la trata ni puede recuperarla.

5.Si un titular pide la supresión de sus datos en un proyecto activo, se atiende según el §8; el cierre del proyecto no reemplaza ese derecho.

12. Cambios a esta política

Los cambios sustanciales se informarán por correo o dentro de la plataforma antes de entrar en vigencia. Si cambian las finalidades, se pedirá una nueva autorización.

Anexo A · Aviso de privacidad (versión corta)

Se muestra donde se recogen datos: registro de empresa, formularios del sitio web y correos.

INGEAB S.A.S., NIT 901.883.261-2, con domicilio en Bogotá D.C., correo datos@ingeab.com.co, tratará tus datos personales para:

•crear y administrar tu cuenta;

•prestarte el servicio contratado;

•darte soporte;

•facturar;

•enviarte avisos del servicio;

•cumplir obligaciones legales.

Al cerrar un proyecto, su información se entrega a la empresa cliente en un archivo ZIP y se elimina de la plataforma.

Tienes derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos y a revocar la autorización, escribiendo a datos@ingeab.com.co. Consulta la política completa en https://ingeab.com.co/privacidad. Tus datos se alojan con proveedores tecnológicos en Estados Unidos que cumplen estándares de protección.

Anexo B · Textos de autorización

B.1 Registro de empresa y creación de cuenta (casilla obligatoria, no marcada por defecto):

☐ Autorizo a INGEAB S.A.S. para tratar mis datos personales y los de contacto de mi empresa con las finalidades de la Política de tratamiento de datos, incluida su transmisión a proveedores tecnológicos ubicados en Estados Unidos, y acepto los Términos y condiciones.

B.2 Información comercial (casilla opcional e independiente):

☐ Quiero recibir información comercial y novedades de INGEAB. Puedo retirarme en cualquier momento.

B.3 Plantilla para que el cliente la use con sus trabajadores y terceros. INGEAB la sugiere; el cliente es el responsable de obtenerla y conservarla:

Autorizo a [EMPRESA CLIENTE], NIT [NIT], a tratar mis datos personales (identificación, datos laborales y, cuando aplique, ubicación y registros fotográficos) para gestionar el Sistema de Gestión de SST, los planes ambientales y el seguimiento del proyecto [PROYECTO]. Sé que [EMPRESA CLIENTE] puede usar proveedores tecnológicos, como la plataforma INGEAB, que actúan por su cuenta. Sé que responder preguntas sobre datos sensibles es facultativo. Puedo ejercer mis derechos escribiendo a [CORREO DEL CLIENTE].

B.4 Captura de ubicación en encuestas de campo (aviso previo en el formulario):

Esta encuesta registra la ubicación del dispositivo al momento de responder, para verificar el trabajo de campo. Puedes preguntar al encuestador cómo se usarán tus datos.

Prueba de la autorización: la plataforma guarda la fecha de aceptación (terms_accepted_at). Falta guardar también la versión de los documentos aceptados (ver doc 14).